企业文档管理工作存在的问题

信息科技

    随着计算机信息技术的快速发展，企业的信息化程度不断提高，电子文档日益增多，传统的企业文档管理方式在这样的大背景下显现出不少薄弱环节，不能适应现代企业发展的需要。电子文档是信息科学技术的产物，其产生的时间也不长，目前缺乏统一的标准和规范，直接导致对电子文档的忽略和随意处置。电子文档管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地，企业文档管理任重而道远。企业文档管理工作中存在哪些问题呢？

    一、真实性难保障

    电子文件从起草、定稿、修改都是在计算机上完成的，因而具有便于修改和复制的特性，且不像纸质文件白纸黑字，修改后一目了然。对原稿内容进行随意的增写、删除和修改等操作，使文档底稿的内容发生不断的改变，这样就失去了电子文档保存的意义。

    二、安全性存在隐患

    电子文档对运行系统的软硬件设备、网络技术等方面有着很强的依赖性，稍不留意就会出现电子文档被窜改、丢失和损毁等现象。安全性是企业电子文档管理面临的一大难题。

    三、开放性不好把控

    涉及到企业内部信息的文件不宜对外公开、但合同文件又需要共享给客户，可见文档的参与者需视文档而异，这对文件的开放范围和共享权限设置有着很高的要求。

    四、统一管理比较混乱

    一般来说，企业都会配置一台服务器用于存放企业的规章制度，而办公中产生的文档都存在于每个员工的电脑中或者是通过邮件往来进行共享。这样，员工离职、邮件删除就意味着文件的永久消失，无法达到统一管理的效果。

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