速达软件培训教程内容详解17：日常维护

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日常维护

A、备份与恢复

备份的主要功能，是将企业的数据保存到硬盘上或软盘上。对于一个企业而言，数据的完整性和可靠性是十分重要的，但是由于一些意外的情况，如微机故障、人为因素等，而会使已存储到计算机里的数据损坏或丢失。所以，定时对帐套中的业务数据进行备份，以保证在出现问题时能够及时挽救是十分必要的。我们建议数据的备份，每天进行一次备份，以保证数据的时间性和有效性。

若企业的帐套数据被意外破坏，这时可以用系统提供的恢复功能，将最近一次的备份数据，恢复到系统中，这样就不会耽误工作又可以将损失减少到最小程度。

注解：

(a)速达3000系列的帐套备份文件后辍名为*.SDQ。

(b)系统数据的备份，不是单独对某一天，某一周的数据进行单独的备份，备份的对象为整个帐套。

B、系统日志

系统日志用于跟踪各操作员的操作过程，防止一些非法及错误的删除、修改、增加操作或越权操作，对保证公司财物的安全性具有重要意义。

注解：当使用一段时间后，建议把系统日志进行清空。

C、操作员定义及授权

企业管理系统不是一个人就可以独立操作的，它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行，因此，就需要对使用者有一定的控制，以增强系统的安全性、保密性，系统提供的操作员定义及授权功能就是来满足用户业务细分化、管理集成化的要求设计的。

注解：

(a)任何一个管理系统，都必须有一个管理员负责管理，系统在进行初始化操作时，已确定了管理员姓名及口令，因此只有管理员本人，或被管理员授权的操作人员，才能进入本系统进行工作。

(b)系统按各模块的应用特征，共提供了浏览、新增、删除、修改、执行、打印、打印定制七种访问权限。

(c)为简化授仅操作及便于内部管理，系统提出了“组”的概念，即把企业内部工作性质机同、工作职责相近的员工看成一个整体，然后对这一整体集中授权。

(d)授权策略：操作员à组à授权。在实际应用中，我们可参照此方法对操作员进行授权，比如，张三及李四为销售部员工，此员工只可开立销售类单据及查看销售类报表，在定义操作员权限时，我们可把销售部看成是一个“销售组”，然后再对“销售组”进行统一授权，授权后，张三及李四就自动继承了“销售组”的所有权限。

(e)对“组”授权可进行交叉授权，即同一个操作员可同时隶属于两个不同的组。

D、数据重组

在实际应用中，修改或删除业务单据后，系统可能没有及时更新成本价或库存，导致报表出现错误，这时，我们可以进行“数据重组”此操作，“数据重组”后，系统将重新按业务先后的发生时间，重新计算并更新库存成本、仓库库存及往来帐余额等。

E、导入导出

系统支持的导入导出资料如下：

	导入	导出
EXCEL	客户资料、供应商资料、货品资料、销售订单、盘点单、货品的期初库存数量	业务单据及报表
文本	业务单据明细	财务数据导出、航天金税数据导出、国际财务数据导出
ZRP	打印样式	打印样式

注解：

(a)如需导入客户或供应商等基础资料，必须确保本地机算机已安装MS-EXCEL2000或更高版本，否则资料无法导入。

(b)基础资料的导入，可参照例子帐套，办法可以先把例子帐套的资料导出，然后对此资料进行修改，修改完毕后再把资料导入。

(c)货品资料的导入，需要两张工作表，第一张工作表为货品的基础资料，第二张工作表为货品的单位信息及价格信息。

(d)ZRP为速达专有的打印样式格式。

(e)如用户在税局备案，可使用“财务数据导出”及“国际财务数据导出”功能。

(f)如用户使用航天金税系统开立增值税票，可使用“航天金税导出”，然后再通过航天金税的通用接口再把数据导入到金税系统里面。

(g)如使用“航天金税导出”，必须把对方客户的详细信息记录清楚。

F、帐套选项

帐套选项主要提供对业务单据和会计凭证的某些特殊功能选项，企业可视乎自身情况对帐套选项进行修改。

注解：

(a)是否允许零库存出库：如当前企业没有库存，选择“允许零库存出库”后，则可填制销售类或出仓类的业务单据，如果不允许零库存出库，则无法继续填制销售类或出仓类的业务单据。

(b)是否允许负库存结帐：如企业在某进销存期未结帐时，发现某仓库的库存或成本为红字，在允许负库存结帐时，那么系统将进行月未结转，如不允许负库存结帐，那么系统将无法进行进销存月未结帐。

(c)单据保存是否进行库存上下限和负库存报警：如选择此选项，那么每次填制业务单据时，系统将检测当前库存情况是否高于库存上限或低于库存下限，如果超出此范围，系统将给出报警提示。

当企业的库存商品或仓库数量较多，建议取消此选择，这样，填制业务单据的速度将大大加快。

(d)当前帐套所使用的凭证字类型：此凭证字类型源于创建帐套时企业所选择的凭证字类型，创建帐套后，此凭证字类型不允许修改。

(e)凭证制单与审核是同一个人，审核时是否允许修改：如使用帐套只有一个财务人员，选择允许选项后，则凭证审核时，此财务人员仍可修改此记帐凭证。

(f)当前价格跟踪方式：系统共提供了以参考价、以分批批发价、以最近价三种价格跟踪方式。如选择以参考价跟踪，那么填制业务单据时，系统即把某货品的参考价格填入单据明细栏中；如选择以分批批发价跟踪，那么填制业务单据时，系统将根据客户等级，把某货品的批发价自动填入单据明细中；如选择以最近价跟踪，系统即把某货品最近一次填制的单价回填到单据明细中。

(g)单位组织机构代码：如企业向税局申请备案，则须输入单位组织机构代码。

(h)是否自动填充单据内容：如该选项为“是”，则编辑业务单据时，系统将记忆前一张单据中的主要信息（单据体部分），然后自动填入新增单据中，这样可以提高编辑业务单据的速度。

(i)单据保存后是否打印：如该选项为“是”，则填制业务单据后，系统即自动把此业务单据通过打印机进行输出。

(j)单据明细是否排序：如该选项为“是”，则业务单据保存后，系统即自动把单据明细以货品编码为索引，按照ASCII码的编码规则进行重新排列。

(k)订单执行完毕不可修改：如该选项为“是”，则订单被引用后，仍然可对订单进行修改。

(l)选择批次货品时是否显示货品的基本单价：此选项主要应用于批次核算的货品，如该选项为“是”，则填制出仓类或销售类的业务单据时，如选择批次货品，系统即自动把此货品的基本单价回填到业务单据里面。

(m)信誉额度控制策略：系统共提供了提示确认、不允许开单、忽略三种信誉额度控制策略。如选择“提示确认”策略，则企业与客户发生业务需要开具销售类单据时，系统即判断当前客户的信誉额度是否超过了系统设置，如果超过则提示企业是否继续交易；如选择“不允许开单”策略，则企业在编辑单据时，其应收帐款余额已经超过了信誉额度，则系统不允许保存单据；如选择“忽略”策略，则企业是否设置了信誉额度，系统都允许用户保存单据。

(n)进项及销项税税率：系统提供了销项税和进项税的修改选项，业务单据默认的增值税税率均来源于此。

(o)称重商品条码标志：称重货品编码一般应用于食品零售超市，如新鲜肉品、大米、水产品的零售（POS）。该标志是商品称重条码的重要组成部分，以2位数字表示（从01到99），此标志不能与商品编码或条码的头两位数相同。

在实际应用中，称重商品条码标志为86，白糖的“称重货品编码”为12345，如客户从超市购买3.6公斤的白糖，那么，该客户到前台交款的时候，POS收银只须输入“8612345036009”,那么POS前台即显示销售了3.6公斤的白糖。

8612345036009此串数字，头两位（86）为称重商品条码标志，12345代表称重货品编码，03600指具体的重量，最后的一位（9）为系统的识别码。

G、帐套维护

帐套维护的功能包括：备份、恢复、修复、引入、其他维护（初始数据导入、数据清空、删除帐套、回收站）等。

注解：

(a)系统升级后，必须对帐套进行修复。

(b)“引入”的文件必须是帐套文件，它包括引入INTERBASE数据文件及MS-SQLSERVER数据文件两部分。

(c)数据清空与帐套初始数据导入的对比如下：

	数据清空	帐套初始数据导入
时间选择	每一年的年底	月结后即可进行
帐套状态	数据清空后帐套已经是启用的状态	初始数据导入后，帐套为未启用的状态
数据的变更	数据清空后，帐套的基础数据不能删除	初始数据导入后，帐套基础数据仍可修改或删除

(d)“删除帐套”只是物理上、表面的、逻辑上的删除，此帐套仍可通过“帐套维修站”进行恢复，如须彻底删除帐套，必须在“帐套维修站”删除此帐套文件。

(e)帐套使用一段时间后，由于日志文件过大而导致速度减慢，这时可使用“收缩帐套”此功能删除日志。

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